Az üzleti életben nagyon fontos az átláthatóság, megbízhatóság, így fontos, hogy legyen arra lehetőség, hogy bárki, bármikor le tudja kérdezni bármelyik cég adatait, információit. Erre lehetőség van a cégkivonatnak, cégmásolatnak köszönhetően.

A lekérdezés online vagy a cégbíróságon keresztül történhet, ma már az online lekérdezés az, amely jelentősen túlsúlyban van a személyes ügyintézéshez képest. Cégkivonatot, cégmásolatot bárki kérhet bármelyik cégről, függetlenül attól, hogy kapcsolatban van-e az adott céggel vagy nincs. Ennek köszönhetően mindenki megismerheti azokat az információkat, amire szüksége van, függetlenül attól, hogy miért kíváncsi az információkra. Ennek köszönhetően biztosítani lehet az átláthatóságot.

A cégkivonatban és a cégmásolatban ugyanolyan adatok szerepelnek, a különbség, hogy a cégkivonat csak a jelenleg is hatályos adatokat tartalmazza, a cégmásolat pedig visszamenőleg is minden olyan adatot, ami törölve lett már a cégjegyzékből.

A dokumentumokból az alap adatok (pl. cég neve, székhelye, adó- és cégjegyzékszáma, főtevékenysége, a cég formája stb.) és olyan plusz információk is kiderülnek, hogy pl. egy cég végrehajtás alatt áll-e vagy van-e adótartozása, nem rendezett bére. Néhány dologra ügyelni kell egy cégkivonat beszerzésekor. Lehetőség van ingyenes cégkivonatot is beszerezni, de ez jó eséllyel nem lesz aktuális. Ha csak információszerzésről van szó, a hiteles változatok közül a legtöbb esetben a legolcsóbb, hiteles cégkivonat megfelel, nincs szükség a magasabb hitelesítéssel rendelkező, és jóval drágább közhiteles változatra.